PERSONVERNERKLÆRING FOR ADVOKATENE TILKNYTTET «ADVOKATENE PÅ GRÅLUM GÅRD» - GRÅLUM GÅRD KONTORFELLESSKAP AS

Oppdatert: 06.07.2018

Denne personvernerklæringen gjelder for advokatvirksomhetene i firmaer tilknyttet «Advokatene på Grålum Gård» – Grålum Gård Kontorfellesskap as ("vi" eller "oss"). Firmaene er hhv. Advokat Jørgen Klaveness as, Fru Justisia – din advokathjelp as og Advokatfirmaet Winsvold as, samt kontorfellesskapets fellestjenester (sekretærer/assistenter, datasystemer, arkivering etc.).

Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen nedenfor. Det rettslige grunnlaget er det henvisning til i fotnoter. Det vises både til EUs personvernforordning («GDPR») av 2016, og den nye personopplysningsloven av 2018 (ventes å tre i kraft i løpet av sommeren 2018). Personvernforordningen er med loven inntatt som gjeldene i Norge.

1 Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

• Privatkunder

• Klienter i straffesaker

• Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter

• Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere

• Personer som er involvert i saker vi bistår i

• Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til

• Besøkende på vår nettside

2 Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en mulig ny klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, navn andre parter/(sannsynlige) motparter så langt kjent, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål.i

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven, så langt det indikeres å være relevant iht. gjeldende bestemmelser og retningslinjer. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven.ii

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon, som adresse, epostadresse, telefon ev. også co-adresser, epost og telefon for klients kontaktperson. Registreringen av kontaktopplysninger er nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende og etter en interesseavveining.iii

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken.iv

I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. Behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.v

Kunnskapsforvaltning: For saker som kan ha interesse for oss mht. rettslig praksis og erfaring ut over den konkrete sak, fjernes alle personopplysninger før ev. dokumenter (som f. eks. dommer, kjennelser, forvaltningsavgjørelser) arkiveres og systematiseres i egne erfaringsarkiv tilgjengelig for advokater/medarbeidere i fellesskapet. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon, mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende.vi

Klientadministrasjon: Det opprettes egne saksmapper (elektronisk og fysisk) for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende.vii

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Lagring som angitt nedenfor pkt. 4 er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell.viii

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse eller epostadresse (ref. oppdragsbekreftelse) for utsendelse av faktura.ix

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre data- og systemleverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Dette for vår legitime interesse og rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet.x

Markedsføring: Vi kan sende ut nyhetsbrev til e-postadresser/andre elektroniske meldetjenester som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er interesseavveining der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Kontaktinformasjonen benyttes for å nå relevante målgrupper.xi

Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende.xii

3 Hvem vi deler personopplysninger med

IT-tjenester: Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen (IT-drift og sikkerhet).

Taushetsplikt: Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Utlevering av personopplysninger: Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

4 Lagring av personopplysninger

Vi oppbevarer saksdokumenter normalt i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. For sakstyper med ev. lengre krav til oppbevaring iht. vedkommende lov, eller lengre oppbevaringsbehov som følge av et behandlingsgrunnlag, følges dette.

Etter saksavslutning (i praksis etter noen måneder av hensyn til ev. servicebehov eller utestående betaling), arkiveres saker på egnet, sikkert oppbevaringssted (fysisk), og settes i arkivmodus på databehandlersystem.

5 Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

6 Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Vi har vedtatt interner IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

7 Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi markere dette.

8 Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Se kontaktinformasjon til advokatfellesskapet og linker til de enkelte advokatfirmaene på www.graalumadvokatene.no

Behandlingsansvarlig Grålum Gård Kontorfellesskap as: Jørgen Klaveness jk@advokatklaveness.no

Behandlingsansvarlig Advokat Jørgen Klaveness as: Jørgen Klaveness jk@advokatklaveness.no

Behandlingsansvarlig Fru Justisia – din advokathjelp as: Ane S. Tømmerås post@frujustisia.no

Behandlingsansvarlig Advokatfirmaet Winsvold as: Lars Winsvold post@advokat-winsvold.no

i Jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

ii Jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

iii Jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

iv Jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

v Jf. GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f, jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

vi Jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), og artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

vii Jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

viii Jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f, jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

ix Jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

x Jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 f, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

xi Jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

xii Jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.